Zorganizowanie konferencji może być bardzo satysfakcjonujące. Z drugiej strony stanowi spore wyzwanie. Musisz podjąć wiele decyzji. Zapoznaj się z poniższą listą kontrolną, by łatwiej sobie poradzić z organizacją wydarzenia.
Wybierz temat
Jeśli ustaliłeś już cel konferencji, zastanów się nad jej tematem. Powinien być konkretny, niezapomniany i inspirujący. Postaraj się go ująć w jednym zdaniu. Jeżeli chcesz przekazać więcej informacji, dodaj slogan. Tematem przewodnik może być na przykład „Nowoczesne modele zarządzania zespołem”, a sloganem „Wspólna praca nad przyspieszeniem rozwoju”.
Zaplanuj podróż delegata
Na wrażenia uczestników może wpłynąć wiele różnych czynników. Warto więc zwrócić uwagę na różne elementy, takie jak rejestracja na wydarzenie, catering, zakwaterowanie, transport, technologia i branding. Powinny podkreślać motyw przewodni i ogólny cel konferencji. Ten związek nie musi być jawny. Zwróć jednak uwagę na to, by był obecny przynajmniej w tle każdego aspektu wydarzenia.
Skompletuj zespół i przydziel role
Zbierz zespół, który pomoże Ci w organizacji wydarzenia. Poszukaj kilku pomocników przy rutynowych czynnościach, takich jak rezerwacja sali, zakwaterowanie. Pamiętaj też o marketingu i komunikacji. Nawet jeśli organizujesz wydarzenie wewnętrzne i nie musisz zajmować się sprzedażą biletów, nadal będziesz potrzebować kilku osób odpowiedzialnych za tworzenie materiałów promocyjnych i wysyłanie wiadomości, by przyciągnąć uczestników. Poszukaj też osób zajmujących się obsługą delegatów i administracją.
Ustal datę, miejsce i budżet
Chociaż możesz uleć pokusie, by robić takie zadanie pojedynczo, lepiej planować je równolegle lub przynajmniej w niewielkich odstępach czasowych. Dzięki temu unikniesz niespodzianek, takich jak zabezpieczenie budżetu na datę X, a następnie wiadomość, że taki termin jest już zarezerwowany, a w innym dniu sala jest już droższa. Podczas ustalania budżetu pamiętaj o całkowitym koszcie wynajmu sali.
Wybierając datę i miejsce, unikaj świąt, lokalnych festiwali i wydarzeń sportowych. Najpopularniejsze dni to środa, czwartek i sobota. Warto rozpocząć poszukiwania z odpowiednim wyprzedzeniem.
Zarezerwuj miejsce
Jeśli nie masz przestrzeni, w której zmieszczą się wszyscy uczestnicy konferencji, musisz poszukać miejsca dopasowanego do Twoich potrzeb. Sprawdź najbliższe hotele, uczelnie wyższe lub inne obiekty, w których można organizować większe wydarzenia. Szukając odpowiedniej sali na konferencje w Krakowie, zwróć uwagę na kilka czynników. Zastanów się, czy pomieści wszystkich uczestników, a z drugiej strony nie będzie wyglądać na opustoszałą.
Rezerwując salę, weź też pod uwagę lokalizację. Sprawdź, jak jest skomunikowana z resztą miasta. Zastanów się, czy potrzebujesz sprzętu audiowizualnego. Jeśli tak, zapytaj menadżera, czy ośrodek oferuje taki sprzęt, w przeciwnym razie musisz go wynająć we własnym zakresie. Zarezerwuj przestrzeń, która pasuje do tematu Twojego wydarzenia. Pamiętaj, że im wcześniej to zrobisz, tym lepiej. W ten sposób unikniesz niepotrzebnych nerwów.
