Organizacja konferencji krok po kroku

Konferencja biznesowa to ważne wydarzenie w dziejach firmy. Tego typu event organizuje się na przykład w celu celebracji sukcesów (wejście na nowe rynki, rekordowy zysk itp.) oraz zaprezentowania planów na najbliższe lata. Aby jednak całe wydarzenie mogło przebiec sprawnie, konieczne jest sprawna organizacja konferencji krok po kroku. O jakich elementach należy wówczas pamiętać? Zapoznaj się z naszym tekstem, by poznać więcej informacji w tym temacie.

Organizacja konferencji – jakie kwestie trzeba uzgodnić?

Konferencja biznesowa to nie tylko okazja do pochwalenia się wynikami firmy czy sposób na integrację pracowników (członków zespołu). Oprócz tego należy zadbać także o aspekty organizacyjne. Wbrew pozorom wydarzenie to stanowi dość poważne wyzwanie natury logistycznej. Udostępnieniem miejsca oraz zapewnieniem zaplecza na potrzeby Klienta zajmują się profesjonalne ośrodki konferencyjne oraz hotele oferujące wynajem sali konferencyjnej. Jakie szczegóły powinno się omówić podczas ustaleń?

Poniżej przedstawiono niektóre spośród wszystkich kwestii, na które należy zwrócić szczególną uwagę:

  • zaplecze audio-wideo – jest to czasem niedoceniany, ale w rzeczywistości niezwykle ważny aspekt. Taki stan rzeczy wynika stąd, że konferencja to nie tylko uroczysty obiad czy kolacja, ale często także, czego nie wolno zapominać, prelekcja branżowa. Oznacza to, że niezbędne jest takie wyposażenie jak na przykład sprzęt nagłaśniający (głośniki, mikrofon) oraz stabilne połączenie internetowe (obecnie standardem jest połączenie bezprzewodowe Wi-Fi). Oprócz tego powinna istnieć możliwość podłączenia laptopa do rzutnika – nieodłącznym elementem wystąpienia są pokazy slajdów, prezentacje, materiały wideo itp.;
  • różnorodne menu – każda firma to zbiór ludzi, którzy różnią się między sobą pod względem wieku, zainteresowań czy… preferencji kulinarnych. Taki stan rzeczy sprawia, że konieczne jest stworzenie zróżnicowanego menu, by móc zadowolić np. zwolenników kuchni tradycyjnej, śródziemnomorskiej czy orientalnej;
  • dodatkowe atrakcje – dobra konferencja firmowa to taka konferencja, która nie jest nudna. Warto wzbogacić ją o takie atrakcje jak np. gry integracyjne itp. Dzięki temu zaproszeni pracownicy będą z rozrzewnieniem wspominać event, a relacje między członkami teamu zostaną wzmocnione.

Wyżej wymienione aspekty to kwestie, o których trzeba pamiętać, decydując się na wynajem sali konferencyjnej. Do firm, które zapewniają wsparcie w tym zakresie, należy np. Bistro 70. Firma ta oferuje sale konferencyjne w Pszczynie.