Nowelizacja przepisów w ramach projektu „Polskiego Ładu” stawia wielu przedsiębiorców w problematycznej sytuacji. Aby móc w dalszym ciągu świadczyć swoje usługi bez znaczącej podwyżki cen, muszą oni poszukać rozwiązań, które pomogą im wydzielić cenne oszczędności w obrębie firmy. Czy inwestycja w system do optymalizacji kosztów pomoże osiągnąć założone cele? Jaką rolę w procesie generowania oszczędności pełni producent oprogramowania? W poniższym artykule postaramy się udzielić odpowiedzi nie tylko na powyższe pytania.
Producent oprogramowania powinien zapewniać kompleksowy zestaw narzędzi
Analiza procesów wydruku to jedna z najbardziej skutecznych metod obniżania kosztów eksploatacyjnych w przedsiębiorstwach. Jak podaje firma Euroimpex, producent oprogramowania dla firm tworzących rozbudowaną dokumentację papierową, wdrożenie odpowiednich rozwiązań technicznych i opracowanie właściwych procedur może przynieść największym firmom oraz instytucjom publicznym nawet milion złotych oszczędności w skali roku.
Producent oprogramowania staje wówczas przed trudnym zadaniem. Opracowana przez niego oferta powinna wspierać klienta na każdym etapie wdrożenia wytycznych – od wprowadzenia zaleceń uwzględnionych w otrzymanym audycie, do zaimplementowania systemów informatycznych, które będą wskazywać obszary działalności, w których możliwe jest wydzielenie dalszych oszczędności.
Jakie narzędzia pomocnicze okażą się nieocenione?
W świetle powyższych informacji wyraźnie widać, że proces generowania oszczędności rozpoczyna się w momencie nawiązania współpracy na etapie audytu. Warto mieć jednak na uwadze, że określenie przyczyn problemu zbędnych wydatków stanowi dopiero połowę sukcesu. Producent oprogramowania może zaproponować rozwiązania alternatywne, które pozwolą odejść od dokumentacji papierowej. Kompleksowe oprogramowanie powinno zawierać szereg funkcji, takich jak:
Dostępna chmura obliczeniowa
Systemy informatyczne w modelu chmurowym oraz narzędzia do synchronizacji danych pomiędzy poszczególnymi urządzeniami stanowią obecnie absolutny „must have”, które powinien posiadać każdy producent oprogramowania dla firm. Dzięki możliwości błyskawicznego przekazywania dokumentów wewnętrznych do adresatów, nie jest już konieczne tworzenie dokumentacji w postaci papierowej. Dokumenty w formie elektronicznej można również stosunkowo łatwo zabezpieczyć przed dostępem osób niepowołanych.
Ochrona wrażliwych danych
Producent oprogramowania powinien zapewnić szereg funkcjonalności, związanych z zabezpieczeniem kluczowych informacji – zarówno w chmurze, jak i podczas wydruku. Efekt ten można osiągnąć przy pomocy zróżnicowanych funkcji, takich jak wydruk podążający (możliwość swobodnego wyboru czasu i miejsca wydruku z wykorzystaniem dowolnego urządzenia podpiętego do systemu) czy wydruk poufny (wymagający autoryzacji tożsamości kartą bądź PIN-em – odbiór dokumentu wymaga obecności przy danej drukarce).
Euroimpex – producent oprogramowania, któremu możesz zaufać
Szukasz systemu, który spełni wszystkie powyższe założenia? Zapoznaj się z oprogramowaniem Documaster, stworzonym przez doświadczoną markę Euroimpex. To producent oprogramowania, który nieustannie dostosowuje swój produkt zarówno do oczekiwań klientów, jak i realiów rynkowych.
